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Soyez plus efficaces !

Planifiez pour être plus efficaces !

En tant qu’indépendants (freelances, artisans, consultants…), on a une fâcheuse tendance à sauter sur le boulot ou sur une tâche sans prendre le temps de s’organiser, on ne cherche même pas à être plus efficaces : on veut juste « bosser » !

On pense gagner du temps en fonçant tête baissée alors qu’en réalité, la phase de planification (ou de préparation est essentielle) ! Cette phase permet de clarifier et bien distinguer les différentes étapes d’une projet.

Je sais qu’il peut sembler contre-productif de passer du temps à préparer ses actions, cependant, et pour l’avoir moi-même expérimenté, on est beaucoup plus performant lorsque l’on a un plan d’action, si si croyez-moi ! C’est un exemple bateau, me direz-vous mais un architecte, tout expert soit-il dans son domaine, ne se lance pas dans une projet de maison sans faire de plan au préalable ! 😉

Bon, maintenant que nous sommes tous sur la même longueur d’onde, on peut passer à la pratique…

 

Quels outils de planification ?

De nombreux outils permettent de mieux planifier ses actions et donc de mieux gérer ce temps si précieux.

Je ne vais pas vous parler d’outils tels que les diagrammes de Gantt et Pert, (certains doivent déjà avoir mal à la tête :-D), bien que très utiles, ce sont des outils plus complexes à prendre en main, mais cependant indispensables pour des projets à moyen/long terme contenant de nombreuses tâches étalées dans le temps impliquant parfois des équipes entières !!

En fait, mon but, ici est de vous parler de 2 outils permettant classer ou structurer vos idées et de réaliser une liste de tâches, mais très simplement !

 

1 • La to-do list pour lister vos tâches

Comme son nom l’indique, pour ceux qui se souviennent un peu de leurs cours d’anglais, il s’agit d’une liste de tâche à faire. J’entends déjà certains me dire, « c’est juste ça ? ben je prends un post-it et ça y est j’ai ma to-do list ».

Mouais ok, mais moi je vous propose une liste :

  • que vous ne risquez pas de perdre en 2 heures
  • que vous pouvez actualiser, en fonction de ce que vous avez effectué ou non
  • que vous pouvez synchroniser sur vos différents appareils (smartphone, tablette, ordinateur)
  • qui peut vous faire des rappels automatiques, si vous le souhaitez
  • à laquelle vous pouvez intégrer des tâches réccurrentes, chaque jour par exemple…

Bref vous l’aurez compris, c’est un outil dont on ne peut plus se passer ! Personnellement j’utilise Wunderlist, j’en ai essayé d’autres et j’ai finalement choisi celui-là que je trouve convivial, simple d’utilisation et, cerise sur le gâteau : il est en français (Non je ne suis pas payée pour la pub, c’est juste un bon outil que j’utilise et que je tiens à vous recommander :-). Bien-sûr, il en existe des tonnes, prenez celui qui vous convient le mieux et commencez à vous organiser efficacement

 

2 • Le mind-mapping

Une mind map ou carte heuristique est un schéma graphique représentant un projet, un concept découpé en plusieurs parties et sous-parties afin de mettre en évidence toutes les inter-dépendances. Et comme une image vaut bien 1000 mots, en voici l’llustration :

Vous l’aurez compris c’est outil peut se révéler très efficace pour brainstormer en équipe, structurer ses idées même seul, bref c’est idéal pour décortiquer un concept ou un projet. Une mind-map peut vous aider quel que soit le sujet, certaines applications offrent des fonctionnalités permettant d’intégrer une durée, une échéance, des photos et icônes et enfin la possibilité de travailler en collaboration sur le même document.

Il existe des versions en ligne ou à installer sur votre appareil, payantes ou gratuites. Etant plutôt adepte de l’économie max, je vous en présente 3 qui, selon moi représentent les meilleurs compromis…

 

Mind42 : Application en ligne, entièrement gratuite et en français, certes un peu austère mais elle fait le job demandé et propose notamment des fonctionnalités telles que durée, échéance, icônes, images (du web)… Il est indispensable de vous inscrire pour l’utiliser.

Creately : Application en ligne payante proposant une version gratuite (limitée). Cependant pour moins de 5 euros par mois vous bénéficiez d’une version tout-à-fait suffisante pour réaliser de superbes mind-maps de façon illimitée. Il existe également une version téléchargeable payante bien sûr, pour ceux qui ne pourraient plus s’en passer 😉

L’intérêt de Creately est la multitude de type de modèles proposés, organigrammes, infographies, maquettes de sites et le grand nombre de fonctionnalités présentes : illustrations, icônes…

Vous pouvez tester l’application (semi-traduite en français, une fois sur l’interface de création) sans inscription et voir si elle vous convient. Il existe également un plugin intégrable directement dans le navigateur Chrome (cela permet l’accès à l’application à partir d’un simple bouton depuis la fenêtre de Chrome).

Xmind : Le dernier que je vous présente, est un logiciel, dont la version gratuite est à télécharger et installer sur votre ordinateur. Sa version gratuite donne accès également à de très nombreux modèles et fonctionnalités. Les modèles plus hauts sont d’ailleurs tirés de la bibliothèque Xmind. La limitation se situe au niveau du cloud auquel on n’a pas accès ainsi que des fonctionnaltés du type export PDF, que l’on peut contourner en installant une imprimante virtuelle sur son ordinateur 😉

Personnellement j’aime beaucoup ce logiciel, qui me suffit amplement dans sa version gratuite, mais à chacun ses goûts, testez et trouvez celui qui vous va le mieux. Petite précison, une fois installé il est en français 😉

 

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article très intéressant sur codeur.com.